Viladasens, un petit poble d’uns 180 habitants, ha apostat per implantar en el seu municipi una sofisticada solució d’ajuntament digital, mitjançant la qual tots els seus veïns podran realitzar, de forma electrònica, pràcticament totes les gestions que habitualment es desenvolupen en les dependències municipals.Gràcies a aquest desenvolupament, els seus ciutadans poden consultar documents i notificacions per via telemàtica i gestionar electrònicament temes de jutjat de pau o del registre civil. Això ha estat possible gràcies a un projecte realitzat per Apeiron Software i Fujitsu, així com el conveni firmat per l’Ajuntament i el Ministeri d’ Administracions Públiques.
Inicialment va ser una idea d’Apeiron Software, una empresa gironina que treballa en el desenvolupament de programes informàtics de gestió municipal. En concret i per al desenvolupament d’aquest projecte, Apeiron ha comptat amb la col·laboració de la multinacional japonesa Fujitsu, la qual ha dissenyat les solucions de digitalització de la informació, una part fonamental del mateix. Ambdues companyies han creat un potent arxiu digital, denominat “Carpeta Ciutadana” on els veïns poden consultar documents presentats en l’ajuntament, dades del padró, estat de rebuts tributaris o factures. A més, permet poder realitzar-lo, no només en horari municipal, si no des de qualsevol lloc del món, en tot moment i qualsevol dia.
Una iniciativa que va començar fa dos anys
Gràcies a aquesta iniciativa que va començar fa dos anys, s’ha aconseguit la creació d’un projecte dinàmic i un referent per a l’ Administració local espanyola. Una espècie de work-in-progress, que dia a dia va evolucionant i adaptant-se als nous instruments de gestió. La seva implantació ha trencat tots els tòpics, segons els quals els municipis petits queden sempre retardats tecnològicament. També és un projecte obert que creix any rere any i que, sens dubte, s’ha convertit en un referent de l’administració pública local i nacional.
El canvi que ha experimentat Viladasens és radical i afectarà a totes les àrees municipals, començant per la digitalització de la documentació municipal. Una de las prioritats fonamentals de l’equip de govern municipal és facilitar la gestió dels ciutadans. Gràcies a aquest projecte, tots els seus veïns podran, sense necessitat de desplaçar-se, interactuar administrativament i això ha estat possible gràcies als convenis de col·laboració entre organismes locals, com l’ Agència Catalana de Certificació, el Ministeri d’Administracions Públiques, el Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç i la Direcció General del Cadastre, entre altres.
Fases del projecte
Es va desenvolupar en 5 fases. En una primera fase, es van implementar les eines de gestió interna i es va instruir al personal en el seu ús. En la segona fase es van establir els dispositius de digitalització i es va començar a capturar la documentació que entra i surt de la entitat. Guardant igualment els originals en paper.
En un tercer estadi, es va integrar la firma electrònica per a donar validesa a les còpies digitals dels documents. En la quarta fase, es va donar accés a la plataforma als càrrecs electes de l’ajuntament, que d’aquesta manera podien consultar la documentació referent a les seves àrees de responsabilitat de forma ràpida i senzilla, accedint a las còpies digitalitzades des de les seves cases, si així ho desitgen. En la cinquena fase es van iniciar les notificacions als interessats externs a la entitat, usant tant correus electrònics, SMS, o inclús notificacions telemàtiques, utilitzant el sistema de notificacions de correus.
